社員研修で事務職を対象にするときの研修の進め方｜社員研修ドットコム

社員研修で事務職を対象に実施するときの研修の進め方や注意点についてご説明します。社員研修で事務職を対象にする際には、事務職の特性を十分に理解した上で、特性に適した研修をすることが大切です。

社員研修で事務職を対象にするときの研修の進め方

社員研修で事務職に対する研修の進め方と注意点を、7項目に分けて詳しくご説明します。

事務職の特性を理解し対応した研修内容にする

事務職の特性は、他の職種と比較して、文書管理、データ入力、スケジュール管理などのタスクに特化している点です。そのため、事務職の研修では、これらの特性を理解し、具体的なスキルや知識を強化することが重要です。

社員研修で事務職を対象に実施する場合には、これらの事務職と他の職種との違いを十分に考慮して、事務職特有の課題やニーズに焦点を当てた研修プログラムを作成するようにします。

事務職対象の研修では成果の見える化が重要である

事務職を対象とした社員研修を実施する場合には、明確な目的と目標を設定することが重要です。事務職を対象とした社員研修の目的は業務の効率化やスキル向上であると考えられます。

その場合、それらをできる限り数値化するなどして、いかに社員研修の成果を見える化するかが重要です。社員研修の目標を具体化することによって、研修の方向性を定めて、効果的な内容で実施することができるからです。

事務職を対象にした研修では実践的な研修内容にする

社員研修で事務職を対象に実施する場合には、講義で理論を教えることも大切ですが、他の職種を対象とする場合よりも、さらに実践的なトレーニングを提供することが大切です。

具体的な業務シナリオやケーススタディを用いて、実際の業務に即した状況を再現しましょう。例えば、電子メールの適切な文体、会議のスケジュール調整など、実際の業務に直結した場面で、実践的なスキルを磨けるようにします。

事務職の業務フローの理解と改善を図れるようにする

社員研修で事務職を対象に実施する場合には、事務職の業務フローを理解し、改善が図れるようにすることが大切です。そのために、社員研修では、現状の事務職の業務フローを詳しく解説します。

研修参加メンバーには、グループワークによる、業務フローを効率化し、改善するための機会を提供します。例えば、文章の作成から承認までのプロセスをテーマに取り上げて検討するなどです。

事務職に必要なツールやシステムのトレーニングを行う

事務職では、データベースやスプレッドシート、文書管理システムなどのツールやシステムを使用して業務を遂行することが多いです。したがって、社員研修では、これらの活用方法を教えるようにします。

具体的には、社員研修において、これらのツールやシステムのトレーニングを行い、効果的な活用方法を習得させます。操作方法や機能の活用方法を実践的に学ぶことで、業務の効率化が可能になります。

他の部門とのコミュニケーションスキルを高める

事務職は間接的な職種ですから、他の部門や他のメンバーと連携して業務を遂行することが多いです。したがって、チームワークと協調性に関するスキルを育成することが重要です。

事務職を対象とした社員研修には、他部門や他メンバーとのコミュニケーションスキルを高める内容を盛り込みます。事務職と他の職種との違いを明確化して、事務職特有の協調性のポイントについても教えるようにします。

事務職に必要なセキュリティとプライバシーを教える

事務職は、機密情報や個人データに触れる機会が多いので、これらの取り扱いに関するリスクを認識して、慎重に管理することが大切です。それゆえ、社員研修においても、これらの点を強調します。

具体的には、社員研修において、情報漏洩や不正アクセスを防ぐ方法を学びます。企業としてのセキュリティポリシーや規制についての知識を共有化して、適切な情報管理の手続きが取れるようにします。

まとめ

冒頭でも申し上げましたが、社員研修において事務職を対象とする場合に、最も心掛けなければならない点は、いかにして社員研修の成果を見える化するかという点です。

なぜならば、事務職は営業職や製造職などと違って、業務を遂行した場合の成果が、数値などでストレートに反映されないからです。そのために、業務の非効率な側面が見えにくく、改善をすすめにくいという特徴があります。

社員研修において事務職を対象とする場合には、この問題を解決する必要があります。つまり、社員研修の目標をできる限り具体的に設定して、事務職特有の知識やスキルを学ばせるようにします。

とにもかくにも、事務職の能力アップには、できる限り実践的な研修内容にすることが求められます。そして、社員研修の終了後に、持続的な成果測定ができるような体制を築くようにします。