社員研修の案内文の書き方と注意点について｜社員研修ドットコム

社員研修の案内文の書き方と注意点についてご説明します。案内文の書き方によって、参加メンバーのモチベーションや期待度が左右されますので、できるだけ主催者側の情熱や意図する内容が正確に伝わるように書くことが大切です。

社員研修の案内文の書き方と注意点について

社員研修の案内文を書くに当たって、案内文に盛り込む内容や配布時期などについて、7項目に分けて詳しくご説明します。

事前に社員研修の目的と内容を明確化する

社員研修の案内文を書く前にやるべきことは、今回実施する社員研修の目的と内容を明確化することです。研修の目的やテーマ、予定されている内容などを具体的に決めます。

社員研修の案内文には、それらを確実に反映させることが重要です。参加メンバーが案内文を見て、研修の意義や内容をすぐに理解できるように、できる限り明確な情報を伝えましょう。

社内研修の案内文には日程と場所を明記する

社内研修の案内文には、研修を実施する日程と場所を明記することが必要です。開催日時、開始時間、終了時間、研修会場の住所や地図、アクセス方法などを詳細に記載します。

参加メンバーが案内文を見れば、社員研修の日程に合わせて適切にスケジュール調整を行い、しっかり準備をして、迷わず会場に到着できるように案内することが大切です。

社員研修のプログラムとカリキュラムを提示する

社員研修の案内文では、研修プログラムと研修カリキュラムを提示します。研修プログラムでは、全6回コースのうち今回は何回目に当たるのかなど、全体のプログラムにおける今回の位置付けを提示します。

研修カリキュラムでは、今回の社員研修で学ぶ予定の研修内容の主要項目と、研修の大まかなスケジュールを提示します。休憩時間や昼食時間なども記載しておくようにします。

社員研修の参加資格と申込方法を説明する

社員研修の案内文では、今回の研修の参加資格や申し込み方法などについて、詳しく説明する必要があります。参加対象メンバーの範囲や条件をしっかりと伝えます。

そして、申し込み方法に関しては、申し込み期限、申し込みツール（メール、オンラインフォームなど）について明確に伝えます。参加メンバーが自分の資格や申し込み方法をすぐに理解できるように説明することが大切です。

参加メンバーが用意すべき持ち物や服装を伝える

社員研修に参加するに際して、参加メンバーが研修に臨むために必要な持ち物や服装について案内します。持ち物に関しては、例えば、筆記用具やノート、ラップトップ、電卓など、必要なものを記載しておきます。

服装については、ビジネススーツなのか、カジュアルな服装なのかを案内します。特に、宿泊を伴う場合や、リゾート地で行う場合などは、参加メンバーがイメージしやすいように、できる限り具体的に伝えることが重要です。

参加メンバーからの連絡先や問合せ先を明記しておく

参加メンバーが社員研修の案内文を読んで、不明な点が生じた場合に、すぐに問題解決できるように、主催者の連絡先や問合せ先（電話番後、メールアドレスなど）を明記しておくようにします。

また、連絡先には目的や段階に応じた情報を記載しておくようにします。例えば、研修申し込みに関する連絡先、研修当日にアクシデントが起こったときの緊急連絡先などです。参加メンバーが必要に応じてアクセスできるようにしておきます。

社員研修の案内文は1ヵ月前頃に配布する

社員研修の案内文を参加メンバーに配布する時期にも注意を払うことが大切です。通常、社員研修の案内文は、開催日の数週間前から1ヵ月前頃に配布するようにします。

案内文の配布が早過ぎると、まだよいかと思って放置される恐れがありますし、逆に遅すぎると参加メンバーがスケジュール調整をすることが難しくなります。主催者側も早目に参加の意思確認をする必要があります。十分な余裕を持って案内文を配布しましょう。

まとめ

今回は、社内研修の案内文の作成と配布に焦点を当ててご説明しました。社員研修の案内文は、参加メンバーのモチベーションに影響を与えるので、十分に工夫して作成することが大切です。

案内文は、流暢な文章は不必要であり、ひたすら分かりやすくすることが求められます。それゆえ、見出しや箇条書きなどを活用して、できる限りシンプルな文章で書くようにします。

ひとことで言うと、参加メンバーの立場に立って、どんな内容が求められているのかを考えながら作成するとよいでしょう。